Fehler bei Einladung und Durchführung von GmbH-Gesellschafterversammlungen sind bei Streitigkeiten unter Gesellschaftern eine Steilvorlage, um unliebige Beschlüsse zu Fall zu bringen. Wenn die Verfahrensverstöße die Interessen, der Gesellschafter beeinträchtigen, sind sie häufig Grundlage für Anfechtungsklagen gegen die Wirksamkeit der Beschlüsse. In der Praxis begegnet man immer wieder den gleichen Fehlern, die einfach zu vermeiden sind:
- Form und Frist der Einberufung
Gemäß § 51 Abs. 1 GmbHG erfolgt die Einberufung – wenn nicht anders im Gesellschaftsvertrag geregelt – mittels eingeschriebenen Briefs. Sie ist „mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken“. Anfechtungsgründe liefern daher Einladungen per E-Mail, per Telefax oder aber durch einfachem statt durch eingeschriebenen Brief, selbst wenn der einfache Brief dennoch zugegangen ist. Aus Vorsichtsgründen empfiehlt sich das Übergabeeinschreiben anstelle des Einwurfeinschreibens.
Ausreichend für die Einhaltung der Einladungsfrist ist auf Basis der gesetzlichen Regelungen die rechtzeitige Aufgabe zur Post. Hierbei ist die in der Regel zu erwartende Zustellungszeit mit einzuberechnen, zum Beispiel minimal zwei Tage für den Postversand im Inland. Wird die Ladungsfrist unterschritten, ist der Beschluss anfechtbar.
- Absender und Einzuladende
Für die Einladung zur Gesellschafterversammlung ist der Geschäftsführer zuständig, § 49 Abs. 1 GmbHG. Da derzeit noch umstritten ist, ob die Einladung durch den Geschäftsführer eigenhändig unterschrieben werden muss, sollte dies aus Vorsichtsgründen geschehen. Die Einladungskompetenz besteht losgelöst von den jeweiligen Vertretungsregelungen der Gesellschaft. Wird durch einen Unbefugten eingeladen, ist der Beschluss nichtig, bedarf also nicht einmal einer Anfechtung. Die Bestimmung der einzuladenden Gesellschafter erfolgt anhand der Gesellschafterliste gem. §§ 16, 40 GmbHG.
