Das Frühjahr hat begonnen, schon geht es auf den Sommer zu. Nicht selten reifen jetzt, da der Abschluss des vergangenen Geschäftsjahres vorliegt, die Pläne, das Unternehmen gesellschaftsrechtlich neu zu ordnen. Sei es, dass Geschäftsbereiche verselbständigt werden sollen oder dass eine segmentierte Produktion in einer einzigen Gesellschaft gebündelt werden kann. Oftmals reift auch schlicht die Erkenntnis, dass die strategische Führung des Unternehmens erleichtert wird, wenn alle relevanten Prozesse in einer Gesellschaft zusammengeführt werden. Bei der Vorbereitung derartiger Maßnahmen sind einige Aspekte zu beachten. Für die meisten Unternehmen (bei denen das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr übereinstimmt) droht bereits der 31. August des Jahres am Horizont – doch dazu später mehr.

Neuordnung mit Hilfe des Umwandlungsrechts

Hilfsmittel, um die vorgenannten Ziele zu erreichen, stellt das Umwandlungsgesetz zur Verfügung. Insbesondere durch Verschmelzungen, Ausgliederungen und Ab- oder Aufspaltungen („Spaltungen“) können Unternehmen oder Teile davon elegant neu strukturiert werden. Ein Vorteil dieser Maßnahmen besteht darin, dass die Vertragspartner des Unternehmens von bestimmten Fällen abgesehen nicht beteiligt werden müssen.

Welche Anforderungen sind zu erfüllen?

Verschmelzung, Ausgliederung und Ab- bzw. Aufspaltung müssen sorgfältig geplant und vorbereitet werden, damit zum entscheidenden Zeitpunkt alle relevanten Unterlagen beisammen sind. Je nach Maßnahme und Unternehmen können sich diese unterscheiden. In den meisten Fällen sind jedoch zumindest die folgenden Dokumente und Maßnahmen vorzubereiten (hier exemplarisch für den Fall einer Verschmelzung):

• Verschmelzungsvertrag
• Verschmelzungsbericht
• Auswahl und Bestellung der Verschmelzungsprüfer
• Prüfungsbericht
• Verschmelzungsbilanz des übertragenden Rechtsträgers
• Gesellschafterversammlungen des übertragenden und des übernehmenden Rechtsträgers (inkl. Auswahl und Vorinformation eines geeigneten, im Umwandlungsrecht versierten Notars)
• Informationsschreiben an den Betriebsrat (soweit vorhanden)
• ggf. Verhandlung eines Interessenausgleichs

In Konzernstrukturen bzw. wenn sich alle Gesellschafter einig sind, kann das Verfahren bisweilen vereinfacht werden. So können die Gesellschafter insbesondere auf die Erstellung eines Verschmelzungs- (bzw. Spaltungs-)Berichts (§ 8 UmwG), auf die Prüfung der Verschmelzung (§ 9 UmwG) und auf den Bericht über die Prüfung (§ 12 UmwG) verzichten. Zu beachten ist jedoch, dass die Verzichtserklärungen notariell zu beurkunden sind (§ 8 Abs. 3 UmwG) und in der Anmeldung zum Handelsregister vorgetragen werden müssen.

Fristen und Planung

Bei Umwandlungsmaßnahmen sind eine Reihe von Fristen zu beachten. An erster Stelle steht die Vorgabe des § 17 Abs. 2 UmwG, wonach der Handelsregisteranmeldung der Verschmelzung (gilt entsprechend bei Spaltungen) bei jedem übertragenden Rechtsträger eine Schlussbilanz beizufügen ist, die zum Zeitpunkt der Anmeldung nicht älter als acht Monate sein darf. Sie muss zudem geprüft sein (sofern die Gesellschaft prüfpflichtig ist). Das heißt für alle Unternehmen mit dem Kalenderjahr als Geschäftsjahr: Der 31. August ist Stichtag für die Anmeldung auf Basis des vorangegangenen Jahresabschlusses.

Die Verschmelzung, Ab- oder Aufspaltung oder Ausgliederung muss also so rechtzeitig beurkundet werden, dass die Handelsregisteranmeldung spätestens am 31. August eingereicht werden kann. Das ist zu berücksichtigen, wenn Einberufungsfristen für die Gesellschafterversammlung zu beachten sind. Üblich sind bei GmbHs und Kommanditgesellschaften satzungsmäßige Fristen zwischen zwei und vier Wochen. Bei Aktiengesellschaften beträgt die Frist in der Regel mindestens dreißig Tage (§ 123 Abs. 1 AktG). Zu diesem Zeitpunkt müssen alle wesentlichen Unterlagen für die Gesellschafterversammlung vorbereitet sein, insbesondere der Verschmelzungsvertrag, die erforderlichen Beschlussvorlagen und die notwendigen Berichte, soweit nicht auf sie verzichtet wird.

Weiterhin ist bei Unternehmen, bei denen ein Betriebsrat besteht, der Entwurf des Verschmelzungs- (bzw. Spaltungs-)Vertrags dem Betriebsrat wenigstens einen Monat vor dem Tag der Gesellschafterversammlung zuzuleiten (§ 5 Abs. 3 bzw. 126 Abs. 3 UmwG).

Fazit

Eine Umwandlungsmaßnahme muss professionell vorbereitet werden. Das heißt nicht nur, dass die erforderlichen Dokumente und Beschlüsse fachgerecht vorbereitet werden, um Wirksamkeitshindernisse zu vermeiden. Insbesondere sollte die Planung so frühzeitig beginnen, dass alle erforderlichen Schritte rechtzeitig in die Wege geleitet und alle Fristen eingehalten werden können. Schließlich wäre nichts ärgerlicher als dass Geld verloren geht, weil die Planung der Maßnahme unzureichend war.