Wenn Anlagen zu einem Vertrag, z.B. bei einer großen M&A- oder Immobilientransaktion, zur Folge haben würden, dass die notarielle Beurkundung das zeitlich zumutbare Maß für die Vertragsparteien überschreitet, werden die anwaltlichen Berater und der Notar die Errichtung einer Bezugsurkunde zur Diskussion stellen. Worum handelt es sich dabei aber genau und wie läuft das praktisch ab?

Insbesondere bei einem Unternehmenskauf werden zwischen Käufer und Verkäufer häufig Dokumente in ganz erheblichem Umfang im Verlauf der Due Diligence und den anschließenden Verhandlungen ausgetauscht bzw. zugänglich gemacht. Diese sollen dann mindestens teilweise auch Grundlage des Vertrages werden. Das geschieht auf Grundlage des Beurkundungsgesetzes dem Grunde nach dadurch, dass diese Dokumente zur Anlage des Kaufvertrags werden.

Je nach rechtlicher Qualität der Einbeziehung dieser Dokumente in den Vertrag, reicht teilweise die schlichte Beifügung als Anlage zur Vertragsurkunde schon aus. Häufig aber müssen diese teils hunderte Seiten langen Dokumente Seite für Seite unterzeichnet oder gar Wort für Wort verlesen werden, um sie zum Vertragsgegenstand zu machen. Das hätte zur Folge, dass die teils ohnehin schon beträchtliche Beurkundungsdauer ins Unzumutbare gesteigert würde, u.U. also mehrere Tage in Anspruch nehmen würde.

Um den Beteiligten dies zu ersparen, kann der Notar vorab eine sogenannte Bezugsurkunde errichten, die dann durch Nachgenehmigung der Vertragsparteien bei der Beurkundung des „Hauptvertrags“ zum Teil des Hauptvertrags wird. In diese Bezugsurkunde werden dann sämtliche Anlagen des Hauptvertrags aufgenommen.

Die Entlastungswirkung für die Vertragsparteien entsteht dadurch, dass nicht sie, sondern Mitarbeiter des Notars an der Beurkundung der Bezugsurkunde teilnehmen. Die Vertragsparteien sparen sich also die Zeit, die die Beurkundung der Anlagen kosten würde und genehmigen die in ihrem Namen in der Bezugsurkunde gemachten Erklärungen dann bei der Beurkundung der Haupturkunde nach. Dabei erfolgt dann im Rahmen der Beurkundung der Haupturkunde eine mindestens kursorische Kontrolle der Anlagen der Bezugsurkunde, so dass sichergestellt ist, dass die richtigen Anlagen Grundlage der vertraglichen Einigung werden.